Implementar un sistema de gestión de energía es uno de los desafíos más apremiantes de nuestros tiempos. El SGE tiene muchas ventajas y los pasos para ponerlo en marcha son más simples de lo que se imagina. Desde nuestra experiencia en EMMA ENERGY, podemos entregarte los pasos a seguir para un SGE exitoso y todas las claves para el éxito.

Sigue todos los pasos para la implementación de un SGE y aplica las claves para el éxito.

Primeros pasos para un sistema de gestión de la energía

Tomar la decisión de implementar un sistema de gestión de energía (SGE) en una organización es crucial en los tiempos que vive el planeta. Las ventajas de un SGE son muchas, pero las más relevantes son:

• Reducción del consumo energético y sus costos financieros.
• Disminuye la emisión de gases de efecto invernadero.
• Entrega a la organización un sistema de mejora continua y sistemática respecto del ahorro de energía.
• Permite verificar los resultados de las acciones tomadas para mejorar el uso de la energía.

Establecer políticas, objetivos y metas concretas para lograr la eficiencia energética.

Cuando las empresas toman conciencia de estos beneficios, es que identifican la necesidad de tener un SGE. En ese momento se debe tomar acción con los primeros pasos: 

1. Compromiso de la alta dirección: los cambios que se harán al implementar un SGE son profundos y necesitan de un liderazgo convincente y comprometido con la ejecución y la entrega de recursos.
2. Análisis de brecha: esto no es un requisito en sí para implementar un SGE, pero ayudará a saber desde dónde parte la empresa en cuanto a eficiencia energética y las posibilidades reales compromiso de tiempo y esfuerzo para una correcta puesta en marcha del SGE.
3. Designación de un responsable: nombrar a una persona específica dentro de la organización que lidere toda la implementación del SGE es clave, ya que esta se encargará del seguimiento posterior y de que todo lo que se haga en un inicio no se diluya en la urgencia del día a día.

Una vez que estén listos estos tres pasos, puede comenzar la implementación del SGE.

Para implementar un Sistema de Gestión de la Energía se debe realizar una serie de actividades en paralelo, por un lado está el trabajo documental, que se orienta a estructurar los registros, definir responsabilidades de manera formal, establecer procedimientos, control y por otro lado está el trabajo más técnico, que está orientado a determinar el estado actual, para definir planes de acción y metas.

Primer paso: Diagnóstico

El primer paso de un SGE es el Diagnóstico. En este momento inicial, se le toma el pulso al estado de la empresa, qué procedimientos deberán ser implementados desde cero o si es necesario complementar los actuales y con qué herramientas ya se cuenta de cara al SGE.

Estas son las principales actividades que se realizan durante el diagnóstico:

• Revisar el consumo histórico de la empresa
• Revisar el diseño de ingeniería y los equipos con que operan (planos, procedimientos de trabajo, mantenimiento, etc)
• Identificar otros sistemas de gestión que pueden ser complementarios a la gestión de la energía para no sobrecargar de trabajo a las personas.
• Definir la forma de registro de datos para el seguimiento ¿se hará a través de facturas? ¿hay registros en línea? ¿ cada cuánto tiempo?

Básicamente este paso es para saber con qué cuento, qué hay que trabajar y lo más importante quiénes serán los responsables, ya que se designa un gestor energético y también a las personas que formarán parte del equipo de gestión. Mientras antes se involucren, más fáciles serán las etapas siguientes.

Paso 2: Evaluación del desempeño y documentación

La evaluación del desempeño no es otra cosa que la definición de una línea base energética, los indicadores de seguimiento y la detección de oportunidades. Mientras se trabaja en la evaluación del desempeño, también se va avanzando con los procedimientos y controles que se deben establecer para el seguimiento una vez que el SGE esté en marcha.

La evaluación del desempeño es lo que generalmente presenta mayores desafíos, sus actividades clave se pueden resumir en:

1. Actividades previas: al comienzo se revisa el consumo de la empresa, el diseño de ingeniería y todo lo que tenga que ver con el departamento de operaciones. Con toda esa información, se preparan las fichas de trabajo y los documentos que se utilizarán durante la implementación del SGE.
2. Trabajo en terreno: Una vez reunida la información de la etapa anterior, se hace un levantamiento de las instalaciones en terreno con foco especial en el consumo y las operaciones. Se entablan entrevistas con el personal clave y se hacen mediciones de consumo exactas.
3. Análisis y resultados finales: con los datos sobre la mesa, se arma la línea base del sistema de gestión de energía. Para ello, se tienen en cuenta indicadores energéticos relacionados con los consumos y las oportunidades de ahorro de la empresa.
4. Identificación de oportunidades de mejora papara lograr la eficiencia energética.

Paso tres: Puesta en marcha

Finalizado el paso dos podemos pasar inmediatamente a la puesta en marcha. Aquí no hay que hacer ningún cambio sino que comenzar a utilizar las herramientas del sistema de gestión de la energía.

Como toda buena implementación, el SGE también requiere un periodo de adaptación por parte de las personas, lo que también puede implicar un periodo de ajuste, por ejemplo, si se determina que ciertas actividades necesitan más dedicación de lo presupuestado.

Una de las claves de la puerta en marcha son las herramientas que pueda entregar la empresa que está asesorando el proceso, como canales adecuados de información, capacitaciones y también herramientas que faciliten el seguimiento. Por ejemplo ASGREEN, nuestra empresa partner para la implementación de SGE , trabaja en constante coordinación con el gestor energético que designe la empresa para guiarlo en el proceso, realiza capacitaciones y apoya además las actividades necesarias en caso que la empresa opte por una certificación como la ISO50.001

Insistimos nuevamente en lo importante que es involucrar a todos los colaboradores a través capacitaciones y reuniones informativas respecto del SGE. La comunicación de la importancia y compromiso del SGE desde la gerencia resultará clave para involucrar a todas las personas de la organización.

Paso cuatro: Monitoreo constante

Mantener operativo un sistema de gestión de energía es un esfuerzo empresarial importante que debe mantenerse en el tiempo. Y la única forma de hacerlo es el monitoreo constante.

A través de este control se detectan esas fallas en el proceso que no están permitiendo llegar al objetivo deseado. Identificarlas es crucial para hacer los ajustes necesarios.

El monitoreo constante nos permite reconocer los logros alcanzados y detectar nuevas oportunidades de mejora para llegar a la eficiencia energética óptima de la empresa.

Además, como el SGE trae aparejados cambios en la cultura organizacional, el monitoreo es una forma de hacer que esos nuevos hábitos se mantengan en el tiempo. De no hacerse, se corre el riesgo de volver al nivel de consumo de energía anterior a la implementación del SGE.
Si queremos empresa completamente eficiente y sin retrocesos en las prácticas de ahorro energético, el monitoreo del sistema de gestión de la energía es una de las claves. Sigue leyendo y conoce más claves para el éxito.

Opcional: Certificación

No todas las empresas implementan un SGE con el ánimo de lograr una certificación. Sin embargo, debido a las exigencias actuales que están imponiendo algunos países y también clientes, muchas veces es necesaria una certificación.

La certificación que corresponde en este caso es la ISO 50001 sistema de gestión de la energía que tiene requerimientos específicos para obtenerla. Para algunas organizaciones puede ser abrumador, pero con la ayuda de especialistas y el software adecuado el camino se hace más llevadero.

Si bien en EMMA no hacemos consultoría para la certificación, te podemos recomendar a alguno de nuestros partners. En lo que sí podemos ayudarte es en el cumplimiento de varios de los requisitos, avísanos si quieres que lo evaluemos juntos con el equipo de  EMMA ENERGY.

Más allá de este sello de calidad, los beneficios de tener un SGE saltan a la vista y la certificación es el paso recomendable.

Claves para el éxito

Hay acciones que te pueden llevar al éxito en la implementación del SGE. Desde nuestra experiencia en ASGREEN y EMMA ENERGY, estas son las cinco claves para el éxito del sistema de gestión de la energía:

1. Involucrar a las personas en forma conjunta y coordinada, donde el compromiso de la gerencia es fundamental.
2. Definir los alcances del SGE dentro de la empresa y saber cuáles serán las áreas que deben comprometerse para lograr el éxito.
3. Establecer metas y objetivos específicos, realistas y medibles. Por ejemplo, determinar un porcentaje de reducción de gasto energético.
4. Crear un plan de acción y ponerlo en práctica. Establecer una hoja de ruta que incluya planes de formación y sensibilización para el personal es tan importante como mantener el sistema vivo a través de la comunicación y los ajustes constantes.
5. Evaluar el proceso, para medir su eficacia y tomar decisiones informadas antes de avanzar al siguiente paso. Esto garantiza el proceso de mejora continua.

Contagia las buenas prácticas y ¡prémialas!

Siguiendo las claves para el éxito del SGE tendrás los resultados esperados. Cuando los números sean positivos es muy importante recompensar al personal involucrado y hacerles saber que sus esfuerzos se ven reflejados en los números.

Así, reafirmarás el compromiso de todos los colaboradores y les darás un motivo para seguir adelante. 

Las buenas prácticas de eficiencia energética se contagian. Una vez en marcha tu SGE la empresa se verá obligada a repensar ciertas conductas y preguntarse, por ejemplo, ¿hacemos esto porque es lo mejor o por costumbre? o ¿cuál es el costo oculto de un cambio de equipo?

Claro, has cambiado tu equipo por otro más eficiente, pero qué será del que estás dejando de usar. Si su vida útil llegó a su fin, deberías buscar un lugar donde traten a este tipo de “basura tecnológica” de la forma correcta. Si aún puede usarse y se lo venderás a otra empresa, ¿estás realmente contribuyendo a la eficiencia energética del planeta? Son dudas nuevas que se deberán responder siempre pensando en la eficiencia energética de forma más global.

Otra pregunta que surgirá es ¿qué tipo de prácticas espero de mis proveedores? Es decir, si mi objetivo es por ejemplo hacer un buen uso de la energía, deberé tener en cuenta qué hacen también mis proveedores. Entonces, probablemente serás más exigente cuando elijas tus proveedores y les pidas cierto tipo de certificaciones.

Ahora ya conoces los tres pasos a seguir para implementar un sistema de gestión de la energía y todas las claves para que sea exitoso.

Recuerda que si ya tienes información en línea sobre consumos y procesos, podemos ayudarte a sacarle mayor partido a tu SGE y tener resultados más rápidos gracias a nuestro software de eficiencia energética.

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